Imaginez qu'il existerait un mode de planification du personnel qui prendrait en charge de nombreuses tâches incombant au planificateur et permettrait aux collaborateurs d'émettre leurs préférences au sujet de leurs horaires de travail.
Les plannings en format Excel ou rédigés à la main seraient relégués au passé, le planning se ferait presqu'automatiquement en tenant compte des préférences indiquées par les collaborateurs par Internet. Mais vous l'avez déjà deviné : cet outil existe bel et bien. Et depuis quelque temps déjà. Ce concept très simple s'appelle la planification participative ou encore l'auto-planification. Les collaborateurs peuvent indiquer en ligne leur préférence concernant les horaires de travail dans un nouveau planning. Le logiciel calcule ensuite le planning optimal en tenant compte autant que possible des préférences de chacun. Le planificateur recherche ensuite des solutions avec les collaborateurs pour les « services » restant à pourvoir dans le planning. Tous les collaborateurs ont ensuite accès en ligne au planning définitif.
Productivité supérieure
Ce mode de planification est voué à susciter à court terme l'enthousiasme de nombreuses sociétés. En effet, c'est un logiciel extrêmement convivial qui permet aux planificateurs d'économiser bon nombre d'heures de travail et qui tient bien plus compte des préférences de planification des collaborateurs intéressés. Du fait que chaque collaborateur peut mieux harmoniser son temps de travail avec sa vie privée, les absences pour causes de maladie sont moins fréquentes au grand bénéfice de la productivité.
Toutefois aux Pays-Bas, certaines réserves sont malheureusement encore émises à l'égard de ce mode d'auto-planification. À l'exception de quelques entreprises clairvoyantes, encore bien peu de sociétés s'intéressent à ce concept. Par contre, dans certains pays comme la Suède par exemple, l'auto-planification est une procédure profondément implantée dans le monde du travail. Ce concept de planification du personnel a été adopté avec succès plus particulièrement dans le secteur de la santé et de la police, comme le démontrent les résultats de l'enquête faite récemment par Dehora et NCSI.
La volonté de changer
Comment se fait-il qu'un pays réagit différemment d'un autre lorsqu'il s'agit du mode d'auto-planification, tandis même que ces deux pays présentent quasiment la même structure culturelle, économique et sociale ? La technologie ne saurait être mise en cause. En effet, le logiciel est disponible et la quasi totalité de la population active dispose d'une connexion internet à la maison ou au travail. La cause repose surtout sur la différence d'ouverture d'esprit à l'égard de l'évolution et du changement dont témoignent employeurs et employés des deux pays. Les réserves à l'égard de ce changement ne sont pas émises par les employés. En effet, l'auto-planification est tout à leur avantage. Permettant de tenir compte le plus possible de leurs préférences au sujet des horaires de travail, elle ne saurait donc soulever une telle réticence.
Par contre, la position des syndicats néerlandais est encore équivoque. Contrairement à la Suède où l'auto-planification est considérée comme une évolution positive dans la société, la majorité des syndicats néerlandais semble encore extrêmement réservée à l'égard de ce concept novateur. L'auto-planification impose en effet une relation directe et bien plus individuelle entre l'employé et son employeur avec des accords de plus en plus personnalisés. Pour certains syndicats, cette structure s'oppose à l'esprit de collectivité des conventions collectives. Ils craignent que ces dernières ne soient remplacées par des conventions individuelles de travail et que l'actuel barème spécial des rémunérations pour les heures de travail en nocturne, de nuit ou le week-end ne soit supprimé si une majorité d'employés optent d'eux-mêmes pour ces services en utilisant l'auto-planification.
Investissements nécessaires
Parmi les employeurs, les réserves sont bien plus fortes. Avant qu'une entreprise ne réalise des économies grâce à l'auto-planification (taux d'absences pour maladie réduit, efficacité de planification supérieure, réduction du nombre de planificateurs), elle doit naturellement investir dans un système d'auto-planification. Bien que le retour sur l'investissement se fasse en un an, ce concept présente un seuil encore trop élevé. Les employeurs pensent en effet que l'auto-planification se limite uniquement à offrir à leurs employés l'avantage d'harmoniser leur temps de travail et leur vie privée. Ils considèrent cela comme une « faveur » à l'égard de leurs employés et non comme une solution gagnant-gagnant pour les employés et eux-mêmes.
Les managers ont également souvent une conception faussée de l'auto-planification. Nombreux d'entre eux craignent en effet que les employés ne sachent gérer avec sérieux la planification. Ils sont convaincus que les services les plus intéressants seront immédiatement occupés et que leur principale tâche se résumera à remplir les services vacants les plus contraignants ou astreignants. Ils pensent également que l'auto-planification est une procédure bien trop complexe pour la majorité des employés et que ces derniers ne l'utiliseront donc pas. La pratique prouve que ces deux avis sont non fondés.
À l'aube d'une révolution
Une dernière cause possible du retard témoigné par les Pays-Bas à ce sujet est que la planification de la capacité et la gestion des compétences sont deux secteurs encore émergeants. L'auto-planification exige en premier lieu de disposer d'une vue d'ensemble claire des compétences nécessaires au sein d'une organisation pour réaliser les différentes tâches, et de connaître les compétences précises de chacun des employés, afin de pouvoir ensuite répartir les tâches efficacement. Heureusement, les Pays-Bas semblent à l'aube d'une véritable révolution à ce sujet au cours des prochaines années.
En résumé : les employés la souhaitent. Il appartient maintenant aux employeurs de prendre conscience des avantages réciproques offerts par l'auto-planification. Si nous écoutons sérieusement les pionniers en la matière, il serait judicieux pour les entreprises d'envisager sérieusement l'adoption de ce système. Il est toutefois recommandé aux entreprises de ne pas brûler les étapes. Il ne faut pas qu'elles passent directement de la planification manuelle, pour ainsi dire, à l'auto-planification complète. L'expérience montre qu'il est préférable de procéder étape par étape, à savoir publier tout d'abord les plannings en format numérique, puis permettre les permutations et ensuite seulement laisser les employés émettre leurs préférences.
Ce n'est qu'une fois que les avantages seront reconnus et que l'auto-planification sera implantée avec discernement, c'est-à-dire progressivement, que les premières entreprises aux Pays-Bas pourront témoigner de leur réussite. Ensuite, ce ne sera qu'une question de temps avant que les autres entreprises n'adoptent elles aussi ce concept.
