Optimisation, visibilité et sérénité !

Spijkenisse est une municipalité de taille moyenne qui compte plus de 70.000 habitants et qui se situe aux portes de Rotterdam. Au cours des dernières années, Spijkenisse s’est transformée en une ville particulièrement dynamique, comme l’illustrent par exemple l’installation de nouveaux équipements et le réaménagement de bâtiments et d’habitations existants. Afin de servir au mieux les habitants de la ville, le nombre de collaborateurs travaillant pour le Service des affaires publiques a fortement augmenté au cours des dernières années. Le nombre d’agences est passé de sept en 2004 à quinze aujourd’hui. Au total, ce sont 35 collaborateurs qui y travaillent à temps plein ou à temps partiel, au sein de différents departements, et avec des horaires de service différents. La planification du personnel y est donc prise très au sérieux, de façon à repartir au mieux la charge de travail et à délivrer des services de qualité irréprochable.

Linda van Erkel travaille pour la municipalité de Spijkenisse au sein du département front-office et est responsable de la planification dans Rostar Flex. Elle se rappelle la façon dont la planification du personnel était gérée il y a encore cinq ans : « Avant, nous nous servions d’Excel pour réaliser notre planification du personnel. Nous affichions le planning sur le mur sous forme de feuilles A4 saturées de couleurs, avec des cellules séparées pour représenter les différentes parties de la journée. Nous devions faire un certain nombre de nouvelles impressions chaque semaine pour restituer les modifications apportées. Pour ceux qui ne travaillaient pas au quotidien avec ce planning, c’était du chinois : totalement incompréhensible ! » « Gérer la planification du personnel demandait énormément de temps, non seulement pour réaliser le planning initial mais aussi, après-coup, pour mettre à jour et restituer les modifications apportées, comme par exemple les absences maladie, les jours de congés, les formations suivies, ou les modifications apportées au travail en équipes. De plus, les feuilles Excel étaient loin d’être lisibles. Bref, il était grand temps de changer tout cela. »

Selon Georges Jardez, Responsable du Service des Affaires Publiques de la municipalité de Spijkenisse :
« Le logiciel Rostar CAS nous permet de gérer notre processus de planification de façon intelligible, en toute sérénité, et d’avoir une bonne vue d’ensemble. Nous passons moins de temps à la réalisation des plannings et nos collaborateurs ont une vision claire de leurs plannings de travail. »


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