La planification, un métier

Dans beaucoup d'entreprises, la planification des horaires des collaborateurs est une question complexe. Surtout lorsque l'on travaille avec des services échangeables. Le planificateur veut satisfaire tous les collaborateurs, sans perdre de vue les objectifs de la société. Mission impossible ? Certainement pas. Les conseils suivants vous aideront à profiter au maximum de la planification du personnel.

Une bonne planification ne commence pas avec un planning vierge et des collaborateurs répartis pêle-mêle. La planification, c'est le travail d'un être humain et un véritable métier. Un planificateur se déplace entre deux mondes : celui des employés et celui des objectifs de l'entreprise. C'est l’art de faire le lien entre ces deux mondes ; et tout commence en entretenant de bonnes relations avec les employés. S'ils ont la sensation d'être écoutés, ils seront plutôt disposés à être flexibles et coopératifs.

Compréhension
Une bonne relation mène à une meilleure compréhension dans le travail quotidien. Les collaborateurs vont davantage partager des expériences avec une personne avec laquelle ils ont une bonne relation. La compréhension est un élément essentiel dans une bonne planification et pour réagir efficacement à des changements. Pensez par exemple à une tâche qui, dans la pratique, prend plus de temps que prévu initialement. Ceci semble évident, mais lorsque vous ne sortez jamais de votre bureau, ou que vous n'avez que peu de contact avec ces collaborateurs, vous restez ignorant à ce sujet. Un planning est un document en permanente évolution. Des collègues peuvent ne pas se présenter pour cause de maladie ou il peut y avoir plus de travail ; dans ces situations plus de main d'œuvre sera nécessaire.

Échanger des services
Offrez l'occasion aux collaborateurs de transmettre leurs disponibilités. Ainsi, vous aurez un bon aperçu, et cela permettra de réagir rapidement en cas de surcapacité ou de sous-capacité. Veillez à ce que le planning actuel, à titre individuel comme pour le groupe, soit toujours compréhensible. Dans un tel cas, les employés prendront en main les échanges de services. Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document simultanément, le risque est que plusieurs versions de ce document circulent - avec tout ce que cela implique. Pour éviter ce genre de situations, les entreprises travaillent avec un outil de planification. Un tel outil contient souvent des fonctionnalités en ligne. Dans ce cas, il ne faut pas sauvegarder les versions, mais toutes les personnes concernées travaillant dans la version la plus récente, dans le cloud, et toute modification est immédiatement prise en compte. Les employés pourront se connecter via un portail Web et consulter toutes leurs données, demander des congés, ou signaler leurs absences pour cause de maladie. Même un accès via smartphone ou tablette serait accessible.

Liens
Ne prenez jamais des décisions à la légère, même après avoir opté pour l'utilisation d'un logiciel de planification. Formulez bien vos souhaits et utilisez-les comme base de votre choix pour l'un ou l'autre logiciel. Un bon outil rendra la planification plus efficace, mais peut également créer des interfaces avec d'autres systèmes et données.

Pensez aux demandes de congé, l'enregistrement du temps et les rémunérations. Il est possible d'y intégrer des qualifications, de sorte qu'un employé ne peut être planifié que pour des travaux pour lesquels il est réellement qualifié. Les violations des règles de la loi sur le temps de travail, les conventions collectives et les règlements intérieurs ne seront plus possibles. Ces règles peuvent être intégrées automatiquement.

Rapports
Vous pourrez associer la compréhension des plannings à des questions de gestion plus générales. Les objectifs de production ne sont pas atteints ? Peut-être n'emploie-t-on pas le bon collaborateur au bon endroit ? Les marges sont-elles sous pression ? Faut-il modifier les niveaux des différentes fonctions ou les taux d'occupation ? Ce monitoring vous permet d'adapter votre planification. Il est cependant clair que cette évaluation requiert du temps, de la précision et du contrôle. Certains outils de planification offrent la possibilité permanente de créer des rapports voire un tableau de bord dynamique.

Les vieux plannings contiennent une mine d'informations.
Ne les jetez donc surtout pas, ni les plannings, ni leurs procédures. Les vieux plannings sont une riche source d'informations qui permettent d'améliorer les futures procédures. Ainsi, on peut par exemple s'apercevoir après six mois que la deuxième semaine du mois est structurellement celle des heures supplémentaires. Une raison pour le planificateur de revoir les plannings et de prévoir le cas échéant plus de personnel dans ces périodes.

Mariëlle van Hamburg est notre directeur Marketing & Product Management.